Bruxelles, le 28 novembre 2019
Note à l’attention de Messieurs les Commissaires
Günther Oettinger et Johannes Hahn
Objet: Décision de la Commission C (2019) 7450, « Workplace Of the Future » : la sécession de la DG BUDG?
Merci pour avoir enfin assuré un cadre clair en matière d’aménagements des espaces de travail…
Nous tenons sincèrement à remercier la DGHR d’avoir préparé la communication « Workplace Of the Future (WOF), C (2019) 7450 final » et à vous remercier ainsi que les Membres du Collège de l’avoir adoptée en date du 16 octobre 2019 permettant ainsi à notre institution de se doter d’une véritable politique en matière d’aménagements des espaces de travail axée avant tout sur la prise en compte du bien-être des collègues.
Nous tenons tout particulièrement à vous faire part de l’appréciation des collègues de la DG BUDG qui comme nous ont vu dans l’adoption de cette décision une réponse claire aux démarches déraisonnables du Directeur général de cette DG voulant imposer à tout prix et quoi qu’il arrive à son personnel la mise en place d’open space.
…mettant fin aux Far West des DG et aux élans caricaturaux de l’OIB déguisé en département “ventes open space”… alias Hôtels 6 étoiles…
En effet, il devenait urgent de mettre fin au véritable Far West où chaque DG prétendait mettre en œuvre sa propre politique en la matière avec la collaboration aveugle et serviable de l’OIB, qui semblait s’être déguisé en département “ventes open space” en se livrant à des présentations absolument caricaturales, en essayant de faire passer les open space pour des hôtels 6 étoiles avec spa et piscine…aux Maldives, à Bali….
C’est ainsi que, pour le treizième étage du bâtiment occupé par la DG BUDG déjà aménagé en open space, il ne s’agissait plus d’implanter un hôtel 6 étoiles mais tout simplement de garantir le « Workplace in Paradise », à savoir le Paradis sur terre. Lors des présentations, il manquait seulement l’annonce de jacuzzis individuels et des tables de massage mis à la disposition de chaque collègue!
Tout ceci sans que la DG HR et le Comité de Prévention et de Protection au Travail (CPPT), malgré toute leur bonne volonté, que nous tenons absolument à reconnaitre et saluer, ne disposent jusqu’à présent d’une véritable capacité d’intervention pour pouvoir assurer une cohérence d’ensemble et ainsi s’opposer aux fuites en avant et aux excès de zèle de certains Directeurs généraux.
R&D vous appelle à mette en œuvre sans délai la gouvernance pour les espaces collaboratifs établie par la Communication adoptée par la Commission
En effet, si la décision de la Commission fixe de manière claire les limites et les principes devant être pris en compte pour tout projet d’espace collaboratif, en raison des délais, la partie relative à la gouvernance n’a pu être adoptée et il est recommandé que la nouvelle Commission l’adopte rapidement.
Dans ces conditions nous n’aurions jamais imaginé que la DG BUDG puisse essayer de profiter de ce délai pour poursuivre malgré tout son projet en ignorant purement et simplement le nouveau cadre juridique adopté par la Commission. Cela semble pourtant être le cas !
La sécession de la DG BUDG ?
La DG BUDG sous l’impulsion de M. Koopman semble avoir décidé de faire sécession du reste de la Commission.
En particulier, il apparaît que loin d’attendre la mise en œuvre de cette gouvernance et donc de prendre en compte les principes de base arrêtés par la décision de la Commission qui sont de toute évidence incompatibles avec son projet, M. Koopman aurait décidé tout au contraire d’accélérer ses démarches en profitant des délais nécessaires à la DG HR pour mettre en place les mesures d’exécution de la décision.
Ceci dans la tentative évidente d’éviter de se soumettre aux étapes imposées par la nouvelle procédure décidée par la Commission en devant soumettre son projet au « Worplace service » et au « Workplace Steering Committee » afin que ces derniers puissent apporter une meilleure coordination et un support professionnel, en passant par plusieurs étapes tout en tenant compte du bien-être du personnel.
Dans un tel scénario, M. Koopman avancerait « pied au plancher », le gyrophare allumé, sans tenir compte des évolutions de l’environnement. Ainsi, il n’y a nulle prise en compte des conclusions de la réunion du 16 octobre du « Corporate Management Board » quant à la diminution des intra-muros pouvant donner une réponse aux soucis en matière d’espace disponible. La parole officielle étant : « le projet se fera et nous en tirerons les conséquences par la suite et procèderons aux adaptations nécessaires ».
Pire encore, comme les collègues des autres Directions générales nous l’ont signalé, il serait même question en imposant ce projet de donner l’exemple à tous les autres services de l’institution en les obligeant à mettre en place, à leur tour, des opens space en invoquant des raisons budgétaires !
Alors que la Communication du Collège sur « Workplace of the future » pose un cadre clair et précis, M. Koopman semble penser pouvoir s’abstraire de celui-ci ainsi que de la volonté de son propre Commissaire qui a porté la Communication devant le Collège.
Il s’agirait là de l’énième démarche confirmant une nouvelle fois que le projet Open Space est mené au sein de la DG BUDG en dépit du bon sens.
Il convient de résumer les quelques « particularités » du processus.
Le « non dialogue » est un fil conducteur
Tout d’abord, le passage à l’open space aura été présenté comme un souhait des collègues, confirmé par les travaux du Focus Group, et ce, sans fondement.
Par la suite, face à l’opposition claire des collègues, une multitude de réunions a été organisée à tous les niveaux avec pour seul but de simuler une pseudo concertation (aucun compte rendu) à présenter au CPPT. Le tout dans un climat de fidélisation forcée sans hésiter à accuser de « déloyal » chaque collègue qui a osé poser des questions.
Enfin, le tableau a été parachevé par le déni de réalité de l’enquête lancée par le Comité Local du Personnel auprès de tous les collègues de la DG BUDG et qui démontre clairement l’opposition à ce projet.
Pour la mise en œuvre de ces démarches, le DG de la DG BUDG donne l’impression de vouloir transmettre une interprétation toute personnelle …de l’enseignement de Galilée : “l’autorité d’un seul homme compétent, qui donne de bonnes raisons et des preuves certaines, vaut mieux que le consentement unanime de ceux qui n’y comprennent rien”.
Les collègues nous font état d’avoir ainsi pu ainsi apprécier sa conception du dialogue fondée sur la vertu du monologue à écouter religieusement en silence ainsi que son allergie irréfrénable à l’égard de toute contradiction exprimée par rapport aux vérités présentées.
La seule solution pouvant satisfaire les attentes semble être le remplacement des collègues et leurs représentants par de petits chiens en peluche marquant sans cesse leur accord par le mouvement mécanique de leur tête.
Outre le mépris des collègues, ce projet est d’autant plus odieux qu’il marque une claire distinction entre le management et le reste du personnel puisque le « bas peuple » travaillerait en open space alors que les managers bénéficieront de bureaux individuels.
Si vertu, comme le Directeur général le prétend, existe concernant les open space en termes de collaboration – quod non- la moindre des choses aurait été de s’empresser de montrer l’exemple.
Il est flagrant de constater combien le « tone at the top » fait défaut, faisant chanceler la culture de respect du personnel qui devrait être celle prévalant au sein de notre Institution.
Malheureusement cela ne va pas sans conséquences.
Ces attitudes ont plongé la DG BUDG dans un climat délétère qui ne peut plus durer !
R&D rappelle que tous les spécialistes confirment qu’aller à l’encontre du personnel en refusant un véritable dialogue est un facteur de risques psychosociaux.
D’un côté, l’institution s’efforce de mettre en place des politiques en faveur du bien-être du personnel alors que de l’autre côté, M. Koopman s’efforce de passer en force un projet à l’encontre du bien-être physique et mental de son personnel.
En effet, force est de constater que les collègues de la DG BUDG, parmi le fleuron du personnel de l’institution, dans un désarroi évident, se retrouvent contraints d’exprimer leur mécontentement via d’autres voies puisque leurs propres voix ont été étouffées !
Les affiches, tournant en dérision la situation, fleurissent même aux endroits les plus improbables. Au début, dans les ascenseurs puis après un rappel aux règles d’affichage, elles sont apparues dans les toilettes.
Les insultes écrites pleuvent sur les affiches officielles. Vous montez avec une insulte et redescendez avec une autre, la diversité culturelle œuvrant.
On prétend même que des dégradations auraient été commises au 13ème étage conduisant à une certaine paranoïa.
La hiérarchie développe une stratégie « passive agressive » lorsque le sujet des Open Spaces est abordé en réunion.
Autant d’attitudes qui ne devraient pas exister, car nullement professionnelles, mais qui sont à la mesure du « tone at the top ».
Messieurs les Commissaires, il est donc temps de revenir au bon sens et d’assurer une gouvernance claire
L’attitude du Directeur général de la DG BUDG d’ignorer, purement et simplement, la décision adoptée par la Commission en s’empressant à accélérer son projet néfaste en le soumettant en toute vitesse au CPPT pose de toute évidence un problème très grave de gouvernance d’autant plus que vous êtes à l’origine de cette décision ainsi que les Commissaires de tutelle de la DG BUDG.
Ainsi, nous vous demandons, Messieurs les Commissaires, dans le cadre de votre passage de responsabilités d’assurer :
1. La mise en place urgente des instruments de gouvernance nécessaires à l’application de la Communication « Workplace of the future » ;
2. Donner instruction à la DG BUDG de gérer son projet dans le cadre de cette Communication dans le plus grand respect de toutes les étapes de la gouvernance ainsi arrêtée
Cristiano Sebastiani,
Président
Copie:
Mme I. Souka, DG HR
M. G J Koopman
M. C. Roques, Directeur HR.D
Mme M-P. Darchy, Directeur f.f. OIB
Président et Membres du CPPT
Le personnel